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Der Umgang mit einer digitalen Maschinenakte

Maschinen sind meist mehrere Jahrzehnte im Einsatz. In dieser Zeit werden sie gepflegt, gewartet, zertifiziert und werden mit Wartungsverträgen abgesichert. Dazu sind Informationen wie Baupläne, Ersatzteile, Stücklisten, Strukturlisten und Ausstattungsmerkmale wichtig.

Diese Informationen werden in der Regel in der Maschinenakte hinterlegt. Maschinenhersteller nutzen heute die Lösungen wie den Partspublisher von DocWare rund hinterlegen dort die digitale Maschinenakte für ihre Kunden. Hier die Maschine zu seinem Auslieferungsstand („As Build“) dokumentiert.

 

Die Vorteile einer digitalen Maschinenakte liegen auf der Hand:

  • Prüfprotokolle und Wartungsberichte werden digital abgelegt.
  • Die Dokumentation der Anlage erfolgt lückenlos digital.
  • Alle Daten, die die Maschine betreffen, sind in einem System verfügbar.
  • Ihre Mitarbeiter greifen von Terminals direkt digital auf die Maschinenakte zu und sparen sich die Einsichtnahme bzw. Ablage in Papierordner.
  • Die digitale Maschinenakte ist auswertbar und die enthaltenen Informationen werden bspw. zur Wartungsplanung genutzt.

Die digitale Maschinenakte ist also ein deutlicher Fortschritt gegenüber den analogen, papierbasierten Dokumentationen der Vergangenheit. Ihren Technikern stehen stets alle Dokumente für die Wartung der Maschine wie etwa der Wartungsplan zur Verfügung. Damit können sie direkt loslegen, zumindest in der Theorie.

 

Die Praxis und die Tücken der digitalen Maschinenakte

Kein mobiler Zugriff auf die Dokumentation

In der Praxis stehen Ihre Techniker vor einem Terminal, das nur sehr wenige Information anzeigen kann. In den Leitständen gibt es häufig noch Laptops oder Desktop-PCs, an denen sich Techniker weitere Informationen anzeigen lassen, notieren oder ggf. ausdrucken können. Haben Ihre Mitarbeiter Informationen vergessen oder die falschen Informationen abgerufen ist eine Rückkehr in den Leitstand und zum Terminal notwendig um weiterarbeiten zu können.

Auch in kritischen Situationen, etwa einer Störung oder einem Ausfall der Maschine, ist die Beschaffung von relevanter Dokumentation nur direkt am Terminal möglich.

Geringe Dokumentationstiefe an der Maschine/Anlage

Der fachgerechte Umgang der Bauteile auf B und C Teilebene wird damit zur Herausforderung. In der Regel verschleißen diese Teile, versagen und müssen ausgetauscht werden. Allerdings ist eine korrekte Identifikation oft nur über die Bauteilliste und Berufserfahrung der Maschine möglich. Auch das erfordert wieder eine Rückkehr des Mitarbeiters zum Terminal oder Arbeitsplatz, um auf die digitale Maschinenakte zugreifen zu können.

Lückenhafte digitale Dokumentation

Ähnlich ist es bei der Dokumentation von Besuchsberichten/Wartungsberichten: Hier werden wichtige Wartungspunkte in der Regel manuell während der Wartung von den Technikern abgehakt. Anschließend ist die manuelle Nachpflege in die digitale Maschinenakte notwendig. Das ist aufwändig und erschwert die digitale Aktenführung erheblich. Diese Situation wird insbesondere bei Wartungsvorgängen, die durch angelernte Mitarbeiter durchgeführt werden zu einer Herausforderung. Hier sollte nach jedem Eingriff in die Maschine ein digitales Beweisfoto für den korrekten Einbau angefertigt und dokumentiert werden. Ohne eine mobile Anbindung an die Maschinenakte ist auch dieser Prozess nicht umsetzbar. Damit wird es für die Betreiber von Maschinen schwer, nachzuvollziehen, welcher Stand der Maschine aktuell in der Maschinenakte dokumentiert ist – in der Praxis bestehen hier starke Abweichungen von der Realität.

Über die Zeit verschiebt sich die Dokumentation der Maschine zunehmend von „As Build“ zu „As Data“. Idealerweise sollte die Maschine aber „As Maintained“ dokumentiert sein.

 

Mobile Lösungen im Umgang mit der Maschine

Ein wesentliches Problem von digitalen Lösungen im Rahmen von Produktion und Wartung ist meist die Verfügbarmachung und Bereitstellung für die Mitarbeiter, die auf die Informationen angewiesen sind.

Ein effektiver Weg zur Bereitstellung von digitalen Inhalten sind mobile Endgeräte, insbesondere Tablets mit einer Anbindung an Maschinen- und Produktionsinformationssysteme sind populäre Ansätze. Dabei werden entsprechende mobile Schnittstellen an die entsprechenden Systeme angebunden und zeigen die benötigten relevanten Informationen an.

Das Problem dabei: In der Regel steht nicht für jeden Mitarbeiter ein Tablet zur Verfügung und trotz großer Portabilität führen Mitarbeiter nicht immer ein Gerät mit sich. Dadurch erreicht die geplante Arbeitserleichterung die Mitarbeiter in der Praxis meist nicht. Sie müssen nach wie vor zurück in den Leitstand gehen oder das Tablet suchen.

Hinzu kommt der Umstand, dass mobile Lösungen häufig nur über einen stark reduzierten Funktionsumfang im Vergleich zu Terminal-Lösungen verfügen. Eine häufig vernachlässigte Funktion dabei sind der lesende und schreibende Zugriff auf die digitale Maschinenakte für Mobilgeräte. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Unternehmen mobil meist nur den Abruf entsprechender Informationen ermöglichen, und nur selten Informationen hinterlegen lassen. Damit können z.B. Wartungspläne, Notizen, Hinweise usw. nicht von den Technikern editiert werden.

Im Alltag sind solche Missstände auch keine großartigen Hindernisse, aber im Ernstfall müssen die Techniker erst den aktuellen Stand recherchieren, um eventuelle Störungen zu beheben. Wichtige Zeit geht verloren, um sich erstmal einen Überblick zu verschaffen.

Auch die immer wichtiger werdenden Predictive Maintenance Investitionen sind oft häufig falsch investiert, da ohne die wichtigen Umbauten auf Detailebene mehr als 50 % der Informationen einfach fehlen.

 

Das Smartphone wird zum digitalen Multitool

Mobile Applikationen, die eine effektive Arbeitserleichterung für Ihre Mitarbeiter werden sollen, müssen in jedem Fall eine Anbindung an die digitale Maschinenakte der zu betreuenden Maschinen und Anlagen haben und hochmobil sein.

Dazu empfiehlt sich die Einführung einer App, die auf Smartphones verfügbar ist, an Ihre Maschinenakte angebunden ist und den Mitarbeitern einen schnellen Weg zur Identifikation konkreter Baugruppen und Bauteile (https://partium.humai.tech/) bietet. So können sie direkt über die Erkennung des Bauteils in die Maschinenakte springen und alle relevanten Informationen abrufen.

Die Vorteile einer solchen Lösung: Effizienzsteigerung durch direkten Zugriff auf die Dokumentation und kontinuierliche Wissensanreicherung durch Verbindung von Produkt- und Ablaufbezogener Daten, die durch Ihre Techniker hinterlegt werden können und eine konsistente Digitalisierung Ihrer Anlage. Ein Beispiel für eine solche Applikation ist unser Mobiler Maschinen Assistent (MMA), den Sie kostenlos im Apple AppStore und Google Play Store ausprobieren können.

 

Zum App Download:

https://apps.apple.com/at/app/mobile-machine-assistant/id1470374596

https://play.google.com/store/apps/details?id=tech.humai.store.mma